Определите границы задачи
Уточните, какие помещения, открытые площадки и въезды входят в охраняемый объект. Если склад находится в общем логистическом комплексе, отделите обязанности охраны комплекса от обязанностей сотрудников на вашей площадке. Особенно важно определить, кто отвечает за доступ к арендованным зонам вне рабочего времени.
Согласуйте прибытие транспорта
Охране нужен понятный порядок подтверждения поставок: кто разрешает въезд, как учитываются изменения расписания и куда направляется водитель. Для незапланированной машины заранее определяют ответственное лицо. Подробности проверок и используемые сведения закрепляют в согласованных инструкциях, а не оставляют на усмотрение каждой смены.
Не смешивайте охрану и учёт товара
Складской персонал отвечает за свои операции с товаром, а охрана выполняет согласованные контрольные функции. Если требуется проверка документов на вывоз, укажите, кто их оформляет и кто подтверждает спорные позиции. Охранник не должен самостоятельно восстанавливать цепочку складского учёта по неполным данным.
Учитывайте окна поставок
Суточный объём машин не показывает нагрузку на въезд: большинство поставок может приходиться на короткий интервал. Для расчёта полезны обычный график и пиковые часы. Обсудите, нужен ли дополнительный сотрудник в эти периоды, и включите усиление в предложение отдельной понятной строкой.
Организуйте передачу информации
При смене сотрудников должны сохраняться актуальные разрешения, сведения о незавершённых операциях и контакты ответственных. Согласуйте способ фиксации событий и порядок сообщения об отклонениях. Камеры и контроль доступа могут дополнять эту работу, но требуют определённых прав доступа и ответственного за обслуживание.
Что подготовить заказчику
Для предложения по охране склада в СПб укажите площадь, число въездов, режим работы, примерную интенсивность поставок и действующие системы. Уточните требования к постам и обходам. Стоимость обсуждают на основе этих данных; один только тоннаж или число квадратных метров не описывает всю задачу.